【忙しい】新規開拓の効率と生産性を上げる5つの方法！ポイントは生成AIを使うこと？

新規開拓営業手法として、テレアポやDM（ダイレクトメール）などが行われていますが、多くのアポや商談、案件を獲得するためには、新規開拓営業の効率化が欠かせません！

出典:BtoB企業の新規リード獲得に関する実態調査※（コチラからダウンロード可能です）

※2023年12月現在

具体的には、次のような新規開拓の効率化が可能です。

1. 生成AIを用いて、分析や単純作業を削減する
2. 営業日報や定型文書をテンプレート化し、文書作成の手間を省く
3. Zoomを使ったオンライン営業で時間や費用を削減する
4. 商談の見込み度をスコアリングし、成約率の高い商品やサービスを絞って提案する
5. 時間管理と優先順位付けを最適化する

この記事では、具体的にどうすれば新規開拓の効率を上げることが出来るのかについて詳しく解説しています。

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1.生成AIを使って単純作業や分析作業は圧縮させよう！

• ターゲットの情報を事前に生成AIを使って収集する
• 顧客理解のために生成AIを使って研究をする
• 時間管理と優先順位付けをAIに提案してもらう
• 営業日報をAIに生成してもらい、文書作成の手間を削減する
• 案件の見込みスコアリングをAIで判定し、効率的な案件管理を支援してもらう
• 提案資料のドラフトをAIで作成し、営業がブラッシュアップすることで作業効率を上げる

新規開拓営業において、生成AIを活用することで業務効率化を図れます。

ターゲット情報の事前収集や顧客理解の研究など、これまで時間のかかっていたプロセスをAIに任せることができます。加えて、営業日報や提案資料のドラフト作成等の業務においても、文書生成機能を利用し手間を大幅に削減できます。

こうした業務の自動化・効率化によって営業マンの稼働時間を大きく圧縮し、より重要な商談やクリエイティブな提案仕事に注力する時間を捻出できます。

PDCAサイクルを素早く回すためにも、日々の業務ルーティーンをAIで軽減することが効果的です。

 

具体的に生成AIを使って、どう作業を圧縮させるのか？

項目	方法	手順
1. ターゲット情報の収集	AIを使って、インターネット上のデータ、ソーシャルメディア、業界レポートなどからターゲット企業や個人の情報を収集します。	特定のキーワードや業界に関連する情報をAIに検索させ、関連するニュース、記事、ソーシャルメディアの投稿などを集めます。
2. 顧客理解のための研究	AIを利用して、顧客の過去の購買履歴、行動パターン、好みなどを分析し、顧客理解を深めます。	顧客データベースやCRMシステムに蓄積された情報をAIで分析し、顧客のニーズや関心事を特定します。
3. 時間管理と優先順位付け	AIを用いて、営業活動のスケジュール管理と優先順位付けを行います。	AIに営業目標、締め切り、会議スケジュールなどを入力し、最適な時間管理プランを提案してもらいます。
4. 営業日報の生成	日々の営業活動に関するデータをAIに入力し、日報を自動生成します。	営業活動の結果や顧客とのやり取りの要点をAIに入力し、整理された日報を作成してもらいます。
5. 案件の見込みスコアリング	AIを使って、各案件の成功確率や優先度をスコアリングします。	案件に関する情報(顧客の関心度、予算、購入意欲など)をAIに入力し、スコアリングを行い、優先すべき案件を特定します。
6. 提案資料のドラフト作成	AIを利用して、初期の提案資料のドラフトを作成し、その後営業担当者がブラッシュアップします。	提案の目的、ターゲット顧客の情報、製品やサービスの特徴などをAIに入力し、基本的な提案書の枠組みを作成してもらいます。

生成AI、特にチャットGPTは、非常に大量のテキストデータを学習しているため、人間からある目的に応じた指示があれば短時間で関連する膨大な情報を収集・分析し、要約やレポートの形式で返してくれます。

例えば、新規開拓営業の効率化を目的とし、特定企業に関する情報収集を指示した場合、チャットGPTはインターネット上のニュースや業界情報を大量かつ高速でクロールし、目的に即したデータを抽出・集約してレポート形式で提供します。

人間が同様の作業を行う場合、複数の情報源から手作業で相応の時間を要しますが、AIなら1分もかからずに済みます。

同様に、大量の顧客データから傾向を抽出したり、提案資料の初期ドラフトを自動作成したりと、反復作業やデータ集約といったプロセスを生成AIが効率的にこなすことが可能です。

目的と指示さえ明確であれば、スピーディかつ大量の職務を生成AIにアウトソースできるため、業務効率化を図るうえで非常に有用なツールになり得ると言えます。

 

2.営業日報や定型文書をテンプレート化し、文書作成の手間を省く

1. テンプレートの作成

• 目的の特定: まず、どの種類の文書（営業日報、見積書、提案書など）にテンプレートを作成するかを特定します。
• 重要要素の特定: 文書に含めるべき重要な要素（日付、顧客名、活動内容、成果など）をリストアップします。
• テンプレートのデザイン: 文書の基本的なレイアウトを決定し、必要な項目を配置します。Word、Excel、Googleドキュメントなどのソフトウェアを使用できます。
• 編集可能なフィールドの設定: ユーザーが各回で入力する必要がある部分（例: 日付、顧客のフィードバック）は編集可能にします。

2. テンプレートの共有とアクセス

• 共有と保存: 作成したテンプレートをチームメンバーと共有し、容易にアクセスできるようにします。クラウドストレージサービスを利用すると便利です。
• アクセス権限の管理: 必要に応じて、テンプレートの編集権限を制限します。

3. テンプレートの使用とカスタマイズ

• 使用の指導: チームメンバーにテンプレートの使用方法を指導します。
• カスタマイズ: 必要に応じて、特定の顧客や状況に合わせてテンプレートをカスタマイズします。

4. フィードバックと改善

• フィードバックの収集: テンプレートを使用したチームメンバーからフィードバックを収集します。
• 定期的なレビューと更新: フィードバックに基づいて、テンプレートを定期的にレビューし、必要に応じて更新します。

5. 自動化ツールの活用

• 自動化ソフトウェアの検討: 文書作成プロセスをさらに効率化するために、CRMシステムや文書自動化ツールの使用を検討します。
• 統合: 既存の営業プロセスやデータベースとテンプレートを統合し、情報の自動入力を可能にします。

営業日報や各種定型文書をテンプレート化するとは、文書の基本構成や標準的なフレーズをあらかじめフォーマットとして用意しておき、必要な数値データや文字情報を適宜入れ替えて利用することです。

例えば日報であれば、日付、訪問先、商談内容、決定事項、ToDoなどの項目からなる標準フォーマットをテンプレートとして保存しておきます。営業担当者はデータ入れ替えだけでなく文面のブラッシュアップもできるようにしておきましょう。

この作業効率化のメリットは大きく分けて2つあります。

1つ目は文書作成の手間が大幅に省けること。形式面のルールに沿った入力作業だけで済むため、労力と時間の短縮になります。

2つ目は、文書の品質と形式の統一化です。テンプレートに基づくことで、日報や定型文書のクオリティが担当者のスキルと状態によらず維持できます。

先に紹介した手順を参考に、今ある日報や文章をテンプレ化してみてはいかがでしょうか？

またその際に生成AIなどを使うことで、数分で悩んでいた日報や文章のテンプレ化が可能になりますよ！

 

3.Zoomを使ったオンライン営業で時間や費用を削減

1. オンラインミーティングのスケジューリング:
   Zoomを使用して、顧客とのミーティングをオンラインでスケジュールします。これにより、物理的な移動が不要になり、時間を節約できます。
2. デモンストレーションの実施:
   製品やサービスのデモンストレーションをオンラインで行います。Zoomの画面共有機能を活用して、プレゼンテーションやライブデモを効果的に行うことができます。
3. 資料の共有と協働:
   Zoomを通じて資料を共有し、リアルタイムでのフィードバックや質疑応答を行います。これにより、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。
4. 録画機能の利用:
   ミーティングを録画し、後でレビューすることで、顧客のニーズや懸念点をより深く理解することができます。

Zoom等のWeb会議ツールを使ったオンライン営業は、物理的な移動が不要なために時間とコストの大幅削減につながります。営業マンの稼働効率が向上します。

またデモ代替と資料提示が画面共有で実現できるため、対面営業と変わらぬ提案効果を得られます。顧客も自社に赴く手間が省けるメリットがあります。

さらにミーティングの録画保存により、後でディスカッション内容を振り返れるので、顧客の細かい反応やニーズを確認できます。次回フォロー時の参考になります。

このように移動時間のロスを減らしつつ、対面営業並みの効果とデータ蓄積も期待できるため、業務効率改善に有効と言えます。

 

Zoomを使ったオンライン営業時の注意点

•  カメラを通した表情、ジェスチャーやコミュニケーションを意識する
  →オンライン特有のコミュニケーション方法に注意
•  資料の見せ方に工夫をこらし、分かりやすく説明する
  →顧客の理解促進のためのアピールポイントを設定
•  音声だけに頼る説明は控えめにし、資料と映像で補完する
  →ネットワークへの依存度が高くなるため
•  顧客の様子をよく観察し、話が逸れないようコントロールする
  →質問形式での会話仕切りがオススメ
• ・タイムラグへの対応力が求められる
  →素早い要点把握と即興でのフォローが大切

Zoomを活用したオンライン営業は対面営業と比べて情報伝達の制限が大きいため、コミュニケーション技法に注意が必要です。

カメラを通した表情やジェスチャーでの表現力が制限される中、資料の見せ方を工夫し、分かりやすい説明を心がけることが大切です。音声のみの説明に偏重すると通信環境の影響を受けやすいので、視覚的な補助説明を併用します。

さらに画面越しのスムーズな会話進行のためには、顧客の様子を密に観察した上で、適宜質問を挟んで会話をコントロールする手法が有効です。

こうしたオンライン営業時特有の対応力が求められます。

 

4.商談の見込み度をスコアリングし、成約率の高い商品やサービスを絞って提案する

フェーズ	主要プロセス	ステップ
データ収集	顧客データ収集	基本情報、購買履歴、対話履歴等の収集
	市場データ分析	業界トレンド、競合分析、需要分析等
モデル構築	重要指標特定	成約に影響する要因の特定
	スコアリング基準設定	各指標の重み付けとモデル化
分析と提案準備	データ分析	収集データに基づく案件スコアリング
	成約率の高い商品特定	過去データから効果の高い商品を特定
提案の最適化	ターゲット顧客選定	スコアの高い案件に優先的にアプローチ
	カスタマイズされた提案	顧客ニーズに応じた提案作成

新規開拓営業において、潜在顧客の成功確率を数値化したスコアリングは効率化のための重要な要素です。

まず顧客属性や購買履歴、市場動向など多面的なデータを収集・分析し、成約に影響しうる要因を抽出します。次にそれぞれの要因を加重平均的に数値化し、案件ごとの成功可能性を0-100点でスコアリングするモデルを構築します。

その上で過去の取引データから成約率の高かった商品やサービスを「鉄板商品」として特定していきます。

この鉄板商品とは顧客ニーズとのフィット度が高く、売りやすいアイテムのことです。

スコアリング結果と連動し、点数の高い案件に対してはこうした鉄板商品を積極的に提案していくことで、成約に近い顧客に対する効果的なアプローチを可能になります。

そして、上記の情報など成功事例を蓄積させていくことで、新規営業の成功率と効率を高められます。

 

5.時間管理と優先順位付けの最適化

区分	内容	方法
ABC分析	案件の分類と時間配分の最適化	A案件に60%の時間、B案件に30%、C案件に10%の時間配分をすることで効率性を高める。
タイムブロッキング	同種タスクのまとめて実施	朝9時から11時をテレアポ、午後をキャンペーンフォローなど、同じタスクをまとめてこなす
タスクリストとToDo管理	日次/週次のタスク把握とこまめなチェック	1日ないし1週間のタスクを洗い出して優先順位づけ、こまめにチェックを入れながらこなしていく

効果的な時間管理と優先順位付けは、新規開拓営業において極めて重要です。限られた時間とリソースの中で最大限の成果を出すには、戦略的なアプローチが不可欠だからです。

ABC分析やタイムブロッキングによって、成功確率の高い重要案件に集中する時間をより多く確保できます。テレアポや商談フォローの固まり時間を設けることで生産性も向上します。

日々のTodoリスト作成とチェックは、案件進捗の実感と達成感得られるだけでなく、作業動機づけにもつながります。

以上のように、限られた時間と注意力を最重要案件に注ぐことができ、作業効率の良いまとまった時間で注力することで生産性とモチベーションの大幅改善につながります。

 

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