【コピペOK】展示会・訪問のお礼メールの書き方・テンプレとChatGPT活用のヒントも！

出典:BtoB企業の新規リード獲得に関する実態調査※（コチラからダウンロード可能です）

※2023年12月現在

この記事では展示会の展示会・訪問者に対するお礼メールの基本や書き方などについて詳しく解説しています。

 

【展示会後のお礼メール基本ガイド】どんなメールを送る必要があるの？

展示会・訪問者へのお礼メールの5つの役割

1. リード獲得企業に対し、自社の印象を強化し、記憶に残る
2. 顧客との信頼関係を構築するためのフォローアップ
3. 具体的なアクションや商談につなげるための機会創出
4. 製品やサービスの詳細情報を提供するためのナーチャリング営業
5. 次のステップ（セミナー参加、資料請求など）を促すCTA

展示会後のメールは、展示会で獲得したリードに応じて上記のような目的と役割を持ちます。

熱量が低いリードに関しては、自社の印象を強化し記憶に残す効果があり、獲得したリードからハウスリストを作成し、メルマガによるアプローチをかけることでナーチャリング営業としても機能し、リードの育成に貢献します。

熱量が中程度のリードには、お礼メールの後により具体的な製品情報や事例紹介を提供し、興味を深めるたり、CTAとしてセミナーや無料トライアルへの招待を行うことで、熱量の高いリードへと育てることが可能です。

またすでに熱量の高いリードに対しては、お礼メールから直接的な商談や製品デモンストレーションの提案が主な目的であり、具体的な解決策や導入メリットを詳細に説明して、速やかに商談へと移行することを目指します。

このように、リードの熱量に合わせてメールの内容や目的を適切に調整することで、各段階のリードを効果的に次のステージへと導くことができます。

つまり、展示会後のメールは単なるフォローアップではなく、リード獲得からナーチャリング、そして最終的なクロージングまでの一連のプロセスを支援する戦略的なツールなのです。

 

 

【名刺交換・アンケート】基本となる展示会後のお礼メール

記載すべき項目	例文	意識すべき点
件名	【ご来場御礼】〇〇展示会 ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました	展示会名を明記し、お礼の意を示す
宛名	〇〇株式会社 △△様	個別の企業名・氏名を正確に記載
挨拶文	先日の〇〇展示会では、お忙しい中弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。	展示会名と日付を明記し、感謝の意を表す
展示会での対応内容	ブースでは、弊社の■■製品についてご説明させていただきました。	具体的な商品名や説明内容を盛り込む
追加情報の提供	ご説明した内容に加え、■■製品の詳細資料をPDFにてご用意いたしました。	展示会後のフォローアップ情報を提供
CTA（行動喚起）	さらに詳しい情報をご希望の場合は、下記URLより資料請求いただけます。	次のアクションを促す具体的な案内を入れる
締めの文	今後とも何卒よろしくお願いいたします。	丁寧な締めくくりの言葉を入れる
署名	〇〇株式会社 営業部 △△ ※連絡先情報	会社名、部署、氏名、連絡先を明記

展示会後の名刺交換・アンケート回答者へのフォローアップメールは、貴重なリードとの関係構築の第一歩となる重要なコミュニケーションです。

このメールを送る際には、基本的な情報を漏れなく記載しつつ、各リードの特性に合わせたカスタマイズが極めて重要です。

ただし、ここで重要なのは、テンプレートをそのまま使用するのではなく、各リードとの会話内容や関心事項に基づいてメッセージをカスタマイズすることです。

展示会で得られるリード数は限られているため、一人一人に対して丁寧かつ個別化されたアプローチを行うことでその後の商談や成約につなげやすくなります。

この章では、展示会のお礼メールの「基本の型」について詳しく解説します。

 

【名刺交換】展示会のお礼メールのテンプレ

件名: 【ご来場御礼】〇〇展示会 弊社ブースへのご来場ありがとうございました本文: 〇〇株式会社

△△様拝啓平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

先日の〇〇展示会では、お忙しい中弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社の■■製品についてご説明させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。

ご説明した内容に加え、■■製品の詳細資料をPDFにてご用意いたしました。下記URLよりダウンロードいただけます。

[資料ダウンロードURL]

また、さらに詳しい情報をご希望の場合は、下記URLより資料請求いただけます。

[資料請求URL]

ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

敬具〇〇株式会社 営業部 □□ TEL: xxx-xxxx-xxxx Email: xxxx@xxxx.com

名刺交換後の基本的なお礼メールでは、展示会名と日付を明記し、自社ブースへの来訪に対する感謝の意を示しましょう。

また先にも触れたようにブースでの対応内容にも触れ、その後展示会後のフォローアップとして追加の情報や資料を提供することで、継続的な関心を促します。

この際、資料ダウンロードURLや資料請求フォームへのリンクなど、具体的なCTA（行動喚起）を含めることが重要です。

最後に、今後の問い合わせ窓口を明確にし、連絡先情報を記載することで、その後の商談につなげるようにしましょう。

 

【アンケート】展示会のお礼メールのテンプレ

件名: 【アンケートご協力御礼】〇〇展示会 貴重なご意見ありがとうございました

本文: 〇〇株式会社 △△様拝啓平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

先日の〇〇展示会にて、弊社アンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。 お忙しい中、貴重なご意見をお寄せいただき、心より感謝申し上げます。

頂戴したご意見は、今後の製品開発やサービス改善に活用させていただきます。

アンケートにて、■■製品にご関心をお寄せいただきました。

つきましては、■■製品の詳細資料をPDFにてご用意いたしました。

下記URLよりダウンロードいただけます。
[資料ダウンロードURL]

また、さらに詳しい情報をご希望の場合は、下記URLより資料請求いただけます。

[資料請求URL]

ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

敬具

〇〇株式会社 営業部 □□ TEL: xxx-xxxx-xxxx Email: xxxx@xxxx.com

アンケート回答者に対する基本的なお礼メールでは、アンケートの回答が今後の製品開発やサービス改善に活用されることを伝えつつ、アンケートで示された関心事項に基づいて、追加の情報や資料を提供するようにしましょう。

例えば、特定の製品に興味を示した回答者には、その製品の詳細資料や事例をPDFで提供するなど、個別のニーズに応じたフォローアップを行います。

最後に、さらなる情報提供の機会として、資料請求フォームへのリンクなど具体的なCTA（行動喚起）を含め、問い合わせ窓口を明確にし、連絡先情報を記載することで、継続的なコミュニケーションの道を開いておきましょう。

 

リードの熱量別展示会後のお礼メールのメリットと内容一覧

リードの熱量別展示会後のお礼メール内容を分ける4つのメリット

1. リードの状況に応じた適切なアプローチが可能になる
2. 各リードの興味・関心レベルに合わせた情報提供ができる
3. 効率的なリソース配分により、営業活動の最適化が図れる
4. リードのニーズに合わせたコミュニケーションにより、顧客満足度が向上する

リードの熱量に応じて展示会後のお礼メールを適切に変えることは、獲得したリードを最大限に活用し、効果的に商談や顧客育成につなげる重要な戦略です。

リードの熱量に応じてメールを送ることで、上記のようなメリットがあります。

リードの熱量別にお礼メールの内容やCTAを変えることで、各リードの状況に最適化されたアプローチが可能となります。

リードの熱量	メールの内容	目的	CTA
低	簡単な挨拶と自社紹介、展示会での接点の再確認	自社の印象強化、記憶定着	メルマガ登録、SNSフォロー
中	製品/サービスの詳細情報、事例紹介	興味喚起、情報提供	資料請求、セミナー参加
高	具体的な解決策提案、導入メリットの詳細説明	商談誘導、即時の行動促進	商談申込み、製品デモ予約

例えば、上記の表のように熱量の低いリードには基本的な情報提供と緩やかな関係構築を、中程度のリードには具体的な製品情報や事例紹介を、高熱量のリードには即座の商談誘導を行うことで、各段階に応じた最適なアプローチが可能になります。

このように展示会後のお礼メールをただの「お礼メール」にするのではなく、集客・商談のためのメール戦略とすることで、リード獲得の無駄を最小限に抑えつつ、効率的に商談や顧客育成につなげることを可能にします。

また、リードのニーズに合わせたコミュニケーションは顧客満足度の向上にも寄与し、長期的な関係構築に効果を発揮します。結果として、展示会で獲得したリードの価値を最大化し、ビジネスの成長に直結させることができるのです。

 

リードの熱量が低い場合のお礼メールの注意点

• 押し付けがましい営業トーンを避け、軽めの情報提供に留める
• 自社の印象を良くするため、丁寧で親しみやすい文面を心がける
• 長期的な関係構築を目指し、メルマガ登録やSNSフォローなど緩やかなCTAを設定する
• 展示会での接点を具体的に言及し、記憶を呼び起こす工夫をする
• 将来的な興味喚起のため、自社の基本的な強みや特徴を簡潔に伝える

熱量の低いリードに対しては、押しつけがましい営業アプローチを避け、自社の印象を穏やかに強化することで、将来的な興味喚起の土台を築きます。

CTAとしてメルマガ登録やSNSフォローを促すことで、継続的な関係構築の機会を得ることができます。

 

リードの熱量が低い場合のお礼メールのテンプレ

【ご来場御礼】〇〇展示会 弊社ブースへのご来場ありがとうございました

本文: 〇〇株式会社 △△様拝啓平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

先日の〇〇展示会では、お忙しい中弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社の取り組みや業界トレンドについて簡単にご紹介させていただきました。

ご興味をお持ちいただけましたら幸いです。

弊社では、業界の最新情報や有益なコンテンツを定期的にお届けするメールマガジンを発行しております。

下記URLからご登録いただけます。
[メルマガ登録URL]

また、弊社の公式SNSアカウントでも、日々さまざまな情報を発信しております。

ぜひフォローをお願いいたします。

[Twitter URL]
[LinkedIn URL]

今後とも何卒よろしくお願いいたします。敬具〇〇株式会社 営業部 □□ TEL: xxx-xxxx-xxxx Email: xxxx@xxxx.com

リードの熱量が低い場合のお礼メールでは、押し付けがましい営業トーンを避け、軽めの情報提供に留めることが好ましいです。

低熱量のリードは即座の商談にはつながりにくいため、長期的なナーチャリングの対象として捉えることが重要でしょう。

そのため、いきなり商談や製品の詳細情報を提供するのではなく、メールマガジンの登録やSNSのフォローを促すなど、緩やかな関係構築を目指すアプローチが効果的です。

 

リードの熱量が中程度の場合のお礼メールの注意点

• 製品やサービスの具体的な情報を提供し、興味を深める内容にする
• 事例紹介や成功事例を含め、実用性や効果を示す
• セミナーや資料請求など、次のステップに誘導するCTAを明確に設定する
• 展示会での会話内容を踏まえ、個別のニーズに応じた情報を盛り込む
• 質問や疑問点への対応を促し、双方向のコミュニケーションを図る

中程度の熱量を持つリードには、より具体的な情報提供を行い、興味を深める機会を提供します。

中程度の熱量のリードに対しては、CTAとして資料請求やセミナー参加を促すことで、リードの教育と関心度の向上を図ります。

 

リードの熱量が中程度の場合のお礼メールのテンプレ

件名: 【ご来場御礼】〇〇展示会 弊社ブースへのご来場ありがとうございました

本文: 〇〇株式会社 △△様拝啓平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
先日の〇〇展示会では、お忙しい中弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社の■■製品についてご説明させていただき、△△様から××に関するご質問をいただきました。

ご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。

■■製品の詳細資料とお客様の課題解決事例をPDFにてご用意いたしました。
下記URLよりダウンロードいただけます。

[資料ダウンロードURL]

また、来週〇日に■■製品のオンラインセミナーを開催いたします。

実際の活用方法や導入効果について、より詳しくご説明させていただきます。

ご都合がよろしければ、ぜひご参加ください。
[セミナー申込URL]

ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

敬具〇〇株式会社 営業部 □□ TEL: xxx-xxxx-xxxx Email: xxxx@xxxx.com

リードの熱量が中程度の場合のお礼メールでは、展示会での対話を踏まえた具体的な情報提供と、次のステップへの誘導が重要です。

ブースでの会話内容を具体的に言及し、リードの関心事項に焦点を当てつつ、メール本文で製品の詳細資料や事例集のPDFの提供を行いましょう。

また可能であれば、オンラインセミナーや製品デモンストレーションへの参加を促すなど、商談につながりやすい具体的な提案を行うこともおすすめです。

こういった施策によってリードが自社の製品やサービスについてより深く理解し、導入検討を進める可能性が高まります。

 

リードの熱量が高い場合のお礼メールの注意点

• 具体的な解決策や導入メリットを詳細に説明し、即時の行動を促す
• 商談申込みや製品デモなど、直接的なCTAを強調する
• 展示会での具体的な会話内容を引用し、個別のニーズに直接対応する
• 迅速な対応を心がけ、リードの熱が冷めないうちにアプローチする
• 決定権者や影響力のある人物を特定し、適切な情報やアプローチを行う

高い熱量のリードに対しては、お礼メールを送りながらも、同時にメールから商談や製品デモへと誘導するような内容の文章やURLを送ることで、商談成立の可能性を最大化が狙えます。

このよう展示会後のお礼メールを戦略的に利用することにより、結果として、展示会で獲得したリードの価値を最大化し、ビジネスの成長に直結させることが可能になります。

 

リードの熱量が高い場合のお礼メールのテンプレ

件名: 【ご来場御礼・ご提案】〇〇展示会 弊社ブースへのご来場ありがとうございました

本文: 〇〇株式会社 △△様拝啓平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

先日の〇〇展示会では、お忙しい中弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社の■■製品について詳しくご説明させていただき、△△様から××の課題に関する具体的なお話を伺いました。

■■製品は、まさにその課題解決に最適なソリューションであると確信しております。

つきましては、△△様の具体的な課題に対する解決策と、導入した場合の効果について、より詳細にご説明させていただきたく存じます。

下記の日程で、オンラインまたは貴社訪問での打ち合わせをご提案いたします。

・〇月×日（△） 14:00～
・〇月×日（□） 10:00～
・〇月×日（◇） 15:00～

ご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです。

また、打ち合わせに先立ち、■■製品の詳細資料と貴社の業界での導入事例をPDFにてご用意いたしました。

下記URLよりダウンロードいただけます。
[資料ダウンロードURL]

ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

△△様とお話しできることを心よりお待ちしております。

敬具〇〇株式会社 営業部 □□ TEL: xxx-xxxx-xxxx Email: xxxx@xxxx.com

リードの熱量が高い場合のお礼メールは、商談や成約につながる可能性が高いため、具体的かつ迅速なアプローチを行いましょう。

すでにリードが持つ課題に対して、自社製品やサービスが具体的な解決につながることはある程度理解されているはずなので、リードの関心をさらに高めるために単なる情報提供に留まらず、具体的な商談の機会設定を目指しましょう。

可能であれば、メール内で直接アポイントメントの候補日時を提案し、打ち合わせの場を設定することが効果的です。

オンラインや訪問など、複数の選択肢を用意することで、リードの都合に合わせやすくします。

また、即座の返答が得られない可能性も考慮し、事前に詳細資料や導入事例をPDFで提供することで、リードの検討を促進します。

このように、具体的な提案とアポ取りを意識したアプローチにより、高熱量のリードを効果的に商談へとつなげ、成約の可能性を高めることができます。

 

今すぐ出来る！生成AIを使って展示会後のお礼メールを作成するメリットと指示出しのコツ

生成AIを活用して展示会後のお礼メールを作成するメリット

1. 営業マンの作業負担を大幅に軽減できる
2. リードの熱量に合わせて、複数のバリエーションを簡単に作成できる
3. 一貫性のある高品質なメールを短時間で大量に生成できる
4. 人間が思いつかないような表現や構成のアイデアを得られる
5. 時間や場所を問わず、必要なときにすぐにメール文案を作成できる

ChatGPTなどの生成AIを活用することで、展示会後のお礼メールを個別にカスタマイズし、リードの熱量に合わせた効果的なフォローアップが可能になります。

AIは大量のデータを瞬時に処理し、各リードの特性に応じた最適な文言やCTAを提案できるため、営業担当者の工数を大幅に削減しつつ、フォローアップの効果を高めることが期待できます。

しかし、このようなAIの力を最大限に引き出すためには、適切なプロンプト（指示）を与えることが不可欠です。

AIに対し、リードの熱量の定義、各熱量レベルに応じた適切な対応、企業固有の商品情報やトーンなどを明確に指定し、最終的には人力でチェックをすることで、より効果的な展示会後のお礼メールの作成が可能になります。

 

生成AIを使ってお礼メールを作成する際の指示（プロンプト）例

展示会後のお礼メールを作成してください。以下の情報を使用してください。

• 展示会名：〇〇テクノロジー展2024
• 日付：2024年7月15日
• 会社名：テックソリューションズ株式会社
• 製品名：AIオートメーションシステム
• リードの熱量：中程度
• 特記事項：生産性向上に関心あり、コスト削減についての質問あり
• トーン：フレンドリーかつプロフェッショナル
• 次のステップ：製品デモの提案

メールには以下の要素を含めてください。

1. 来場への感謝
2. 展示会での対話の具体的な言及
3. 追加情報の提供（PDF資料のリンクなど）
4. 次のステップの提案（製品デモの日程調整など）
5. 問い合わせ先情報

生成AIを活用することで、展示会後のお礼メールの基本的なテンプレートを瞬時に作成できるだけでなく、リードの熱量や関心事項に応じた複数のバリエーションを簡単に生成することが可能です。

さらに上記のようなプロンプトを使用しつつ、例えば、「生産性向上に関心あり」「コスト削減について質問あり」といった具体的な情報をAIに与えることで、高度にカスタマイズされたフォローアップメールを数分で作成できます。

生成AIを活用することで営業チームは大量のリードに対して、それぞれのニーズや関心に合わせた高品質なフォローアップを迅速に行うことが可能になります。

結果として、リードとの関係構築が促進され、商談成約率の向上につながる可能性が高まるでしょう。

 

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