2024.01.21 集客・営業・リード獲得方法 > 新規獲得

【BtoB向け】新規開拓DM 挨拶文の例文と生成AIプロプント例

新規獲得営業ではテレアポについで、ダイレクトメールの活用でも多くの会社は結果を出しています。

出典:BtoB企業の新規リード獲得に関する実態調査※（コチラからダウンロード可能です）

※2023年12月現在

しかし、このダイレクトメールを利用する際に一番の難点は「挨拶文から本文を読み続けてもらうこと」です。

そのために注意すべき点は以下の通りです。

自社および商品、サービスの内容を簡潔に説明する

相手企業が抱えている課題やニーズに訴求する内容にする

受け手を敬う尊重した表現を選び、丁寧語を用いる

親近感や信頼感を与えるあたたかみのある表現を心がける

単なる商品紹介に終始するのではなく、価値提供をアピールする

長文にしないことで読みやすさを確保する（200文字以内がベター）

この記事では、新規獲得DMで意識したい挨拶文の例文や作成時の注意点などについて詳しく解説します。

【合わせて読みたい▶】リード獲得ができる！4つの具体的なマーケティング手法

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法人向け新規開拓のための挨拶文の特徴とポイント

業務上の課題や目的に直接訴求する内容にする

専門用語を適度に取り入れることでビジネス感を出す

客観的データや業界動向を引用し、論理的説得力を高める

企業の意思決定権限者を想定し、必要以上に感情的表現は避ける

個人向けとは異なる丁寧さと大人の対応を意識した表現を使う

自社の専門性・信頼性を示すことを念頭に、BtoBに合ったアピールをする

法人向けの新規開拓文を作成する際は、相手がビジネスの意思決定権限を持つプロフェッショナルであることを強く意識する必要があります。

個人的な感情表現を避け、業務上の論理的課題やデータに訴求する内容にすることが重要です。

併せて自社の提供する商品やサービスの専門性と信頼性を示すことで、法人としての選択肢に値する存在であることをアピールすることも欠かせません。

要はBtoBの文脈での専門性と論理性を前面に出し、企業の意思決定機関としての立場を丁寧に尊重する姿勢を文章内に反映させることがポイントといえます。

BtoB向けの効果的な挨拶文の例文

拝啓 [季節の挨拶]、

[受信者の会社名]

御中初めまして、[あなたの会社名]の[あなたの名前]と申します。

この度は、[受信者の会社名]様に[あなたの会社の製品/サービス]をご紹介させていただきたく、ご連絡いたしました。

[製品/サービスの特徴やメリット]を持ち、[受信者の会社の業界]において[どのような問題を解決できるか]を提供しております。

[具体的なデータや事例]をもとに、貴社の[特定のニーズ]に対応する解決策をご提案させていただきたいと考えております。

ご興味をお持ちいただけましたら、[希望するアクション]について詳細をご説明させていただければ幸いです。

貴社のご多忙の中、恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

[あなたの名前]

[あなたの会社名]

[連絡先電話番号]

[メールアドレス]

BtoBの新規開拓文を作成する際、相手企業の具体的なニーズや課題を示すことが効果的です。

例えば「貴社は新プロジェクト立ち上げに当たっての初期コスト負担が大きな課題と認識しております」のように実態に即した要望を提示します。

また「ご興味いただけましたら」の部分では、単に資料請求だけでなく「初期コンサルティングにご都合をお聞かせいただけますでしょうか」「弊社担当者とのヒアリングにご協力願えますと幸いです」など、段階的な関係構築を目的とした次なるアクションを具体的に提示しましょう。

このように実務的な論理性と、関与度を高めていくプロセスを明示することが、効果的な訴求につながるポイントです。

BtoB新規開拓メールの送り方と内容

分かりやすい件名

件名は簡潔で分かりやすい内容にする。「ご挨拶」や「ご案内」ではなく、何のためのメールなのかがイメージできる件名が好ましい。

相手の立場に立った導入

最初の一文二文で相手の立場に立ち、どういった状況でこのメールが送られてきたのか前置きする。

具体的な価値例示

自社の提供する価値を、具体的に数字や事例を用いて例示する。可能であれば業界動向と関連づける。

次ステップの明示

メールの最後に、相手に取ってほしいアクション(回答・資料請求等)を明確に伝える。

新規開拓メールが効果を発揮するには、まず相手の立場に立ち導入部分で関心を引き付けることが重要です。単なる通知や案内ではスルーされてしまうでしょう。

相手企業や担当者にとって得る価値のある情報かがポイントです。

本文では自社の強みや提供するソリューションを業界動向と関連づけながら数字や事例を交えて論理的に訴求します。最後に次なるアクションを明示するCall to Actionで訴求力を高めます。

要は相手の関心や課題に則した価値ある情報を前面に出し、関与を深めるための行動のきっかけを提示することが成否の鍵となります。

生成AIを活用した挨拶文のカスタマイズ方法

自社の商品、サービス、ソリューション、実績を学習データとして入力

対象とする業界や顧客属性を明示し、それに合わせた文脈を生成

自社および自分の言語パターンや表現傾向のデータを与える

作成された複数のパターンから最適な文面を選択していく

生成結果をもとに適宜手直しし、完成度を高める

新規開拓文の作成に生成AIを活用することで、自社や個人の特徴に合わせたカスタマイズがより深いレベルで可能になります。

具体的には、自社の事業領域や提供する商品・サービス、ソリューションの特長といったストレングスを入力データとして生成AIに与えます。するとそのデータに適合した文脈で訴求力の高い文面を創出してくれます。

加えて担当者個人の用語の選択傾向や表現パターンといった「言語的個性」も学習データに加えることができます。するとあたかもその人物が作成したかのような一貫性のある文章を生成してくれるのです。

こうした柔軟な個性反映機能こそが生成AIならではの強みといえるでしょう。

必要に応じてリライトしながら、目的と自社の特徴に最適化された文書を効率的に作成できるのです。

自社性合わせた新規開拓文を作成するプロンプト

【プロンプト例】

自社名:〇〇株式会社

業界:情報通信、ソフトウェア開発提供サービス:クラウド型業務システム、セキュリティソリューション顧客属性:中小製造業、小売店、飲食店

実績データ:500社以上導入、効果事例有りあなたの特徴:丁寧な言葉遣い、具体例を多用した説明

以上の情報を踏まえ、中小製造業の新規取引先に宛てたアプローチメールの文章を生成してください。分量は200字程度。口調はある程度個人的なイメージです。

生成AIで望みの新規開拓文を作るには、まず自社と提供する商品・サービスの特徴を明確にしたプロンプトを作成することがコツです。

対象となる顧客属性や自社の強みをできる限り具体的なデータで明示します。併せて最終結果としてほしい文章のトーンや分量についても提示しておきましょう。

生成された結果が思惑通りでない場合は、プロンプトの追加・修正を重ねてブラッシュアップを図っていきます。

生成AIは試行錯誤を前提としているため、柔軟な活用が可能です。必要に応じて人手で校正しつつ、最適な開拓文を作り上げていきましょう。