【悩んでいるなら見て！】Microsoft TeamsウェビナーでWEBセミナーの日時や登壇者、URLを取得する手順

Microsoft Teamsウェビナーを使って、WEBセミナー（ウェビナー）やオンラインイベントを開催する際には、下記のような流れで設定と告知を行います。

1.カレンダーからスケジューリング

カレンダーからウェビナーの各種情報設定を行います。

2.詳細情報の充実

ウェビナーの魅力を伝える情報を掲載したり、必要ならばLPの作成を行います。

3.関係者の追加

事前に管理センターで社内外の関係者を追加し、準備を進めます。

4.参加者URLの取得と告知：ウェビナーへの招待

参加者URLの取得し、告知サイトやSNSを活用して、多くの人に参加を促します。

この記事ではMicrosoft Teamsウェビナーを使ってWEBセミナーをどうやって設定するのかなどの詳しい情報を解説します。

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TeamsウェビナーでWEBセミナーを設定する流れ

1.カレンダーからウェビナーを設定

画像出典:Microsoft Teams ウェビナーで Web セミナーを開催しよう

1.Microsoft Teamsを開いてカレンダー（予定表）を操作し、WEBセミナーを開催する日時をクリックしてください。

2.カレンダーが表示されたら、「新しい会議」ボタンをクリックし、「ウェビナー」を選択。

3.「新しいウェビナー」の「詳細」画面が表示されます。

ウェビナーのタイトル

予定日時※

内容の説明を入力

閉会時間

※この際に入力する時刻はウェビナーの開始時間です。

上記を入力し、設定を行いましょう。

4.入力が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。

5.最後にカレンダー上にウェビナーの予定が正常に登録されているかを確認

なお、WEBセミナーの参加率が上がる日時に関してはコチラの記事「成功するオンラインセミナーの曜日・時間を選ぶコツ！」で解説しているので、参考にされてみてください。

2.ウェビナーの申し込みフォームをカスタマイズする

１カスタマイズオプションにアクセス

ウェビナーの詳細画面で、左側のメニューから「参加者」を選択します。

「参加者」タブに移動したら、「カスタムの申し込みフォームを使用」オプションを選択します。

2.フォームを編集

「カスタムの申し込みフォームを使用」を選択すると、フォームの編集画面が表示されます。

フォームの各項目を編集し、必要な情報を収集するためのフィールドを追加または編集します。※

必要に応じて、フィールドのタイプ（テキスト、選択肢など）を設定し、必須項目にするかどうかを指定します。

※例えば、氏名、会社名、メールアドレス、役職などを収集するフィールドを追加できます。

3.フォームの保存と更新

フォームの編集が完了したら、「保存」または「更新」ボタンをクリックして変更を反映します。

ウェビナーの申し込みフォームが正常にカスタマイズされました。

4.フォームのテスト

実際に自分で作成したフォームを利用してください。

ちなみに申し込みフォームのカスタマイズ内容は次のように行うことをオススメします。

基本的な申し込みフォームのカスタマイズ

名前:

ウェビナーへの参加者の名前を収集します。これにより、パーソナライズされたウェビナー体験を提供することができます。

メールアドレス:

メールアドレスを収集し、ウェビナーへの招待や重要な情報の送信に利用します。

カスタムフィールドの追加:

所属組織:

ウェビナー内容をカスタマイズする際に、参加者の業界や組織の特性を考慮できます。

役職:

ターゲットオーディエンスを理解し、ウェビナーの内容を調整するのに役立ちます。異なる職種や役職の参加者に対して特定の情報やコンテンツを提供できます。

業界:

ウェビナー内で特定の業界に関する情報提供やカスタマイズされたコンテンツを用意するのに役立ちます。異なる業界の参加者に対して適切な情報を提供できます。

これらのカスタムフィールドをMicrosoft Teamsウェビナーの申し込みフォームに追加することで、参加者から特定の情報を収集できます。

3.Microsoft Teamsウェビナーの基本的なオプション設定

まずオプション設定で何ができるのか？

登壇者、共同開催者の指定:

登壇者はウェビナーの主要なプレゼンテーションを行い、共同開催者はウェビナーの管理や共同プレゼンテーションを行うことができます。

ロビーの回避:

ロビーの回避を設定すると、参加者は直接ウェビナーに入室でき、待機する必要がありません。

参加者のカメラ/マイクのオンオフ:

ウェビナーのホストは参加者のカメラとマイクを制御できます。

チャット/Q&A の使用:

・チャット:参加者はテキストチャットを使ってホストや他の参加者とコミュニケーションできます。

・Q＆A:ホストは質問と回答のセッションを設定し、参加者からの質問を整理し、選択的に回答できます。

これらのオプション設定により、Microsoft Teamsウェビナーを柔軟にカスタマイズし、ウェビナーの運営や参加者の体験を向上させることができます。

この章では、基本的な設定として行う必要がある「登壇者、共同開催者の指定」の手順をご紹介します。

ウェビナーでの登壇者、共同開催者の指定手順：Microsoft Teams

ステップ 1: 登壇者の指定

ウェビナーの設定画面に移動し、「参加者」セクションを見つけます。

ここで、「登壇者」セクションを選択し、登壇者として指定したいユーザーを追加します。登壇者はウェビナーのプレゼンターやスピーカーです。

ステップ 2: 共同開催者の指定

同じ「参加者」セクションで、「共同開催者」セクションを選択します。共同開催者はウェビナーを共同で管理するユーザーです。

共同開催者として指定したいユーザー（ユーザーのアカウント）を追加します。

ステップ 4: 設定の保存とウェビナーの開催

登壇者と共同開催者を指定したら、設定を保存します。

これで、ウェビナーを開催する準備が整いました。登壇者と共同開催者はウェビナーを成功させるために協力し、プレゼンテーションやウェビナーの運営を行います。

なお先に紹介した各種設定に関しては「オプション」から編集が可能です。

画像出典:Microsoft Teams ウェビナーで Web セミナーを開催しよう

4.WEBセミナーのURLを取得し、告知サイトなどに掲載

ステップ 1: ウェビナーの一覧表示

Microsoft Teamsの左側のナビゲーションメニューから「カレンダー」をクリック。

カレンダーに移動したら、「ウェビナー」タブを選択して、ウェビナーの一覧を表示。

ステップ 2: ウェビナーを選択

ウェビナーの一覧から、取得したいウェビナーを選択します。クリックまたはタップして選択します。

ステップ 3: ウェビナー詳細の表示

ウェビナーを選択したら、ウェビナーの詳細画面が表示されます。ここで、ウェビナーに関する情報が表示されます。

ステップ 4: ウェビナーのURLの取得

ウェビナー詳細画面の中で、ウェビナーのURLが表示されています。

URLをクリックするか、コピーして、参加者に共有することができます。

上記のURLを告知サイトに掲載した後は、リマインドメールを定期的に送ってユーザーの離脱率を防ぎます。

さて、WEBセミナーの参加者を増やすコツは、ずばり無料のセミナーを開催し、ユーザーの心理的障害を下げることです！

無料ウェビナーを開催: ユーザーの心理的障害を下げ、参加しやすくする。

告知サイト（ポータルサイト）を活用: 1ヶ月前、2週間前、1週間前に告知とリマインドメールを送信。

信頼を築く: ブログやSNSで専門知識を共有し、信頼を高める。

明確な差別化: 競合他社との差別化を図り、独自性をアピール。

限定特典を提供: 自社ウェビナー限定の無料特典を提供し、参加意欲を高める。

出典:最新版ウェビナー集客のコツは無料化と告知サイト、差別化にあり！具体的なやり方とは？

より詳しくWEBセミナーの集客について知りた方は「最新版ウェビナー集客のコツは無料化と告知サイト、差別化にあり！具体的なやり方とは？」をチェックされてみてください。

TeamsウェビナーでWEBセミナーに参加するフロー

Microsoft Teamsウェビナーへの登録と参加手順

ステップ 1: ウェビナーのURLを取得

ホストから送られた招待メールや告知サイトに掲載してあるウェビナーのURLをクリックして参加者はリマインドしているWEBセミナーアクセスできます。

ステップ 2: ウェビナーにアクセス

ウェビナーにアクセスすると、ウェビナーの詳細画面が表示されます。ここでウェビナーの日時やタイトルが確認できます。

ステップ 3: 参加者情報の入力

ウェビナー詳細画面にアクセスしたら、参加者情報を入力するフォームが表示されます。
フォームに従って必要な情報を入力し「登録」または「参加」ボタンをクリックします。

ステップ 4: ウェビナーへの参加

参加者情報を提供した後、ウェビナーへの参加画面に移動します。ウェビナーがまだ開始されていない場合は、待機画面に入ります。