【徹底比較】おすすめセミナー受付システム3選と実は便利でオトクな「Peatix」活用法

【合わせて読みたい▶】司会進行の具体的な流れとシーン別の例文一覧で、もう失敗しない。

【合わせて読みたい▶】セミナー告知方法一覧と告知サイト10選徹底比較！

 

【改めて知りたい】セミナー受付システムを導入する4つのメリット

1. 手間や工数の削減
2. 参加者管理の効率化とミス防止
3. 参加者とのコミュニケーション円滑化
4. 参加者データの集計・分析の自動化

セミナー受付システムを導入することで、参加者の登録や受付作業を自動化できるため、手作業による手間や工数を大幅に削減できます。

システムを導入することで参加者情報をデジタルで一元管理しやすくなり、参加者リストの作成やアップデートが容易になるので、セミナー前後の人為的なミスによるトラブルを防ぐことができます。

また、システムを活用してメールでの案内や自動リマインダーを送信できるため、作業工数も大幅に削減され、参加者とのコミュニケーションが円滑になるという利点も！

加えて、オンラインセミナー開催時には、参加者のアクセス管理や資料共有、録画配信などの機能を活用することで、オンラインセミナー運営をスムーズに行えます。

 

【メリット①】手間・工数の削減

作業内容	システム導入前	システム導入後
参加者登録	手作業で登録フォームを作成し、参加者からの申込みを手動で管理	専用の登録フォームを使用し、参加者情報を自動で収集・管理
参加者リストの作成	登録情報をもとに手動でリストを作成し、更新	システムに登録された情報から自動でリストを生成・更新
受付作業	紙の参加者リストをもとに手動で出席確認	QRコードやバーコードによる自動出席確認
参加者へのメール送信	個別にメールを作成し、手動で送信	テンプレートを使用し、一括自動送信
参加費の管理	手作業で参加費を集金し、手動で記録	オンライン決済と自動記録

セミナー受付システムを導入することで、参加者登録や受付作業、参加者リストの作成といった手作業を自動化できます。

こういった作業がずべて自動化されるため作業時間が大幅に短縮され、人為的ミスも大幅に防ぐことができます。

また、参加者とのコミュニケーションもシステムを活用してメールの一括自動送信が可能になるため、個別の対応にかかる時間を削減できます。

参加費の管理もオンライン決済と自動記録によって効率化が図れるのです。

 

【メリット②】参加者管理の効率化とミス防止

管理業務	システム導入前	システム導入後
参加者情報の管理	手作業で参加者リストを作成し、更新	参加者情報をシステムに一元管理し、自動更新
参加者の重複登録	手作業での確認が必要で、見落としの可能性あり	システムが自動で重複をチェックし、防止
参加費の支払い状況管理	手作業で記録し、未払いの参加者を個別にフォロー	システムで支払い状況を自動記録し、リマインダー送信
参加者への連絡	手作業でメールを作成し、送信	テンプレートを使用し、一括自動送信
参加者の出席管理	手作業で出席を確認し、記録	QRコードやバーコードによる自動出席確認と記録

セミナー受付システムを導入することで、参加者情報をデジタルで一元管理できるようになりますが、そのおかげで手作業での見落としを防ぎやすくなります。

特にトラブルになりやすい参加費の支払い状況もシステムで自動記録され、未払いの参加者にリマインダーが自動で送信されるため、収支管理の効率化とミス防止につながります。

さらに、QRコードやバーコードによる自動出席確認と記録により、受付時のミスを防止し、正確な出席管理が行えるため、現場スタッフの負担を大幅に削減しつつ、効率化とミス防止が可能になるのです。

 

【メリット③】参加者とのコミュニケーション円滑化

• 参加者への一括メール送信：
  セミナー開催前の案内や、開催後のフォローアップを、システムを使って一括で自動送信できる。
• 個別のメールでの問い合わせ対応：
  参加者からの問い合わせをシステム上で管理し、迅速に返信できる。
• リマインダーメールの自動送信：
  セミナー開催直前に、参加者に自動でリマインダーメールを送信し、出席率を向上させられる。
• アンケートの作成と送信：
  セミナー終了後、参加者にアンケートを送信し、フィードバックを収集できる。
• 参加者との継続的なコミュニケーション：
  セミナー後も、参加者とのコミュニケーションを継続し、次回セミナーの案内や関連情報の提供が可能になる。

セミナー受付システムを導入すると、参加者とのコミュニケーションが自動化され、効率的になります。

先にも触れましたが一括メール送信や個別問い合わせ対応、リマインダーの自動送信などにより、参加者とのやり取りがよりスムーズに！

さらにアンケートを通じて参加者の声を収集し、フィードバックを得ることで、次回のセミナー企画に活かしやすくなります。

 

【メリット④】参加者データの集計・分析の自動化

• 参加者の属性分析：
  年齢、性別、職業などの属性データを分析し、ターゲット層を明確にできる。
• 参加者の関心分野の把握：
  申込時のアンケートデータから、参加者の関心分野や課題を把握し、今後のセミナー内容に反映できる。
• 参加者の満足度分析：
  セミナー後のアンケート結果を分析し、満足度の高い点や改善点を特定できる。
• 参加者の出席率や傾向の分析：
  過去の出席データを分析し、開催時期や曜日、時間帯ごとの出席率を把握できる。
• マーケティング施策の効果測定：
  広告や案内メールなどのマーケティング施策ごとの申込者数や出席率を分析し、効果的な施策を特定できる。

セミナー受付システムを導入することで、参加者データの集計・分析が自動化され、手作業による時間とコストが大幅に削減できます。

集計・分析されたデータを活用することで、参加者のニーズや傾向を正確に把握し、セミナー内容の改善やマーケティング施策の最適化を図ることもできるでしょう。

収集したデータを活かすことで参加者の満足度を高め、リピーターを増やすことにもつながります。

さらに、データに基づいた意思決定が可能になるため、セミナー運営の効率化とともに、収益性の向上も期待できます。

 

自社にあったセミナー受付システムを選ぶ3つのチェックポイント

1. 必要な機能は導入されているか（例:QRコード受付、メール送信、オンライン対応など）
2. 導入コストと予算との兼ね合いは取れているのか
3. サポート体制は充実しているのか

 

【ポイント①】必要な機能は導入されているか？

機能	詳細
参加者登録管理	参加者情報の登録、編集、削除、一覧表示、検索、CSV出力など
QRコード受付	QRコードを使った参加者の受付、出席確認、受付状況のリアルタイム表示など
メール送信	参加者への一括メール送信、自動リマインダー、テンプレート管理など
オンラインセミナー対応	オンラインセミナーの開催、参加者のアクセス管理、録画、資料共有など
申込フォーム作成	カスタマイズ可能な申込フォームの作成、設置、申込データの管理など
決済機能	オンラインでの参加費の支払い、決済状況の管理、領収書の発行など
分析・レポート	参加者データの集計、分析、レポート作成、ダッシュボードでの視覚化など
API連携	他システムとのデータ連携、API提供など

セミナー受付システムを導入する際は、上記の機能に加えて、以下の点についても比較・検討することが重要です。

• ユーザーインターフェースのわかりやすさ
• カスタマイズ性の高さ
• スマートフォンやタブレットでの動作への対応
• セキュリティ対策の徹底
• 導入実績と利用者の評判
• トライアル期間の有無
• 初期設定やデータ移行のサポート体制

これらの点を総合的に判断し、自社のニーズに最も合ったシステムを選ぶことが重要です。

また、導入時には、現場のスタッフを巻き込んでシステムの運用方法を決めていくことが欠かせません。

事前に十分なテストを行い、スタッフ全員が操作方法を理解し、混乱なくスムーズに移行できるよう準備することが求められます。

さらに、セミナー参加者にもシステム変更の案内を行い、理解を得ておくことが大切です。

QRコードを使った受付など、参加者側の行動変容が必要な場合は、特に丁寧な説明が必要となります。

これらの点に注意しながら、計画的にセミナー受付システムを導入することで、業務効率の向上と参加者満足度の向上を実現していきましょう。

 

【ポイント②】導入コストと予算との兼ね合いは取れているのか？

導入コストと予算の計算式

• 導入コスト = 初期費用 + 月額費用 × 利用期間
• コスト削減効果 = 削減される業務時間 × 時間あたりの人件費 × 利用期間
• サービス品質向上効果 = 参加者満足度の向上や参加者数の増加による収益増加額

セミナー受付システムの導入を検討する際は、導入コストと予算のバランスを考慮することが重要です。

ただし、単純な初期コストだけでなく、長期的な視点でコスト削減効果とサービス品質の向上を評価するようにしましょう！

システムを導入する前に、上記の計算式を用いて導入前後のコストと効果を比較検討してみてください。

そして、大体の計算が終わったら、次の要素を比較してみましょう。

• コスト削減効果とサービス品質向上効果の合計が、導入コストを上回るか？
• 導入コストは高めでも、長期的なコスト削減効果が見込めるか？
• サービス品質の向上が見込まれ、それによる収益増加が導入コストを上回ると予想できるか？

セミナー受付システムの導入は、初期のコスト負担（イニシャルコスト）がかかるものの、業務効率化による人件費の削減や、参加者満足度の向上によるリピーター増加など、長期的なメリットが期待できます。

だからこそ意思決定の際は、導入コストだけでなく、将来的な利便性や収益性の向上も考慮に入れることが重要です。

長期的視点で投資対効果を見極め、自社の成長につながるシステム導入を行うことが、賢明な判断につながるでしょう。

 

【ポイント③】サポート体制は充実しているのか？

システム導入前に確認したいサポート体制

• 導入時の初期設定やデータ移行のサポート
• 操作方法や機能に関する問い合わせへの対応
• トラブル発生時の迅速な対応と解決
• 定期的なシステムのアップデートとメンテナンス
• オンラインヘルプやマニュアル、チュートリアル動画などの提供
• ユーザーコミュニティでの情報共有や交流の場の提供
• 利用状況に応じたアドバイスや提案の提供
• セミナー運営に関する相談への対応

特に、セミナーの開催頻度が高い場合や、セミナー事業に慣れていない会社にとって、充実したサポート体制は欠かせません。

システムの使い方やトラブル対応に不安を抱えていては、セミナー運営に集中できません。操作方法の問い合わせにすぐに対応してもらえたり、トラブル発生時に迅速な解決が図れるサポート体制があれば、安心してシステムを活用できます。

また、セミナー運営のノウハウが十分でない場合は、システム提供者からの適切なアドバイスや提案があると、効果的な運用につながります。

充実したサポート体制を備えたセミナー受付システムを選ぶことで、セミナー運営の効率化と質の向上を実現し、参加者満足度の向上につなげることができるでしょう。

 

【オススメ】セミナー受付システム3選！その理由と他社との違いとは？

比較項目	Cvent	イーベ！	Q-PASS
イベント形態	オンライン、オフライン、ハイブリッド	オンライン、オフライン	オンライン、オフライン
特徴	世界規模の実績、多言語対応	参加費事前支払いでドタキャン率低減	QRコードで素早い入場管理
カスタマイズ性	◯	◎	◯
コミュニケーション	◯	◯	◯
データ分析	◯	◯	◎
対象規模	大規模イベント	小規模から中規模	小規模から中規模

セミナー受付システムの導入を検討する際はCvent、イーベ！、Q-PASSの4つのサービスから選ぶのが賢明です。

この章では、3つのセミナー受付システムの特徴について詳しく解説します。

 

【オススメ①】Cvent

• ① オンライン、オフライン、ハイブリッド全て対応
• ② 世界規模での540万回以上のイベント管理実績
• ③ 多言語対応と広範囲な外部連携機能

Cventは、オンライン、オフライン、ハイブリッドなど、あらゆる形態のイベントに柔軟に対応できるグローバルスタンダードのセミナー・イベント受付システムです。

540万回以上のイベント管理実績から得られたノウハウと、多言語対応、幅広い外部連携機能により、国際的なイベントにも適しています。

規模や形態を問わず、ワールドワイドなイベント運営を可能にする点がCventの最大の特徴です。

サイトリンク: Cvent公式サイト

 

【オススメ②】イーベ！

• ① 参加費の事前支払いでドタキャン率低減
• ② 高カスタマイズ性のイベントページ作成
• ③ メール一斉送信とアンケート機能付き

イーベ！は、参加費の事前支払い機能により、イベントのドタキャン率を大幅に下げることができます。

また、自由度の高いイベントページのカスタマイズと、参加者とのスムーズなコミュニケーションを実現するメール一斉送信機能が、小規模から中規模のイベント運営に最適です。

ドタキャン対策とコミュニケーション機能を兼ね備えた点がイーベ！の強みと言えるでしょう。

サイトリンク: イーベ！公式サイト

 

【オススメ③】Q-PASS

• ① QRコードチケットでスピーディな入場管理
• ② リアルタイムの来場データ集計
• ③ オンラインイベント配信も対応

Q-PASSは、QRコードを用いた素早い入場管理と、リアルタイムの来場データ集計により、イベント運営の効率と精度を高めます。

加えて、オンラインイベントの配信にも対応しているため、物理的な制約を超えたイベント開催が可能です。

QRコードによるスマートな運営と、オンライン配信への対応力がQ-PASSの魅力です。

サイトリンク: Q-PASS公式サイト

 

小規模セミナー開催ならセミナープラットフォームで十分な場合も！

• 初期費用や月額費用が不要または安価
• 参加者管理や決済機能が標準で提供されている
• セミナー告知から申込受付、参加者とのコミュニケーションまでをワンストップで行える
• プラットフォームの集客力を活用できる
• 専門的な知識やスキルがなくても運用できる
• システムのメンテナンスや更新の必要がない

小規模セミナーの場合、独自のセミナー受付システムを導入するには、初期費用や運用コストが負担となることがあります。

一方、「こくちーずプロ」や「peatix」などのセミナープラットフォームは、低コストで必要な機能を網羅しており、手軽に利用を開始できます。

また、これらのプラットフォームには、セミナー運営に必要な参加者管理や決済機能が標準で備わっているため、別途システムを用意する必要がありません。

セミナー告知から参加者とのコミュニケーションまでを一貫して行えるため、運営の手間を大幅に省くことができます。

加えて、プラットフォームを通じてセミナーを告知することで、集客面でのメリットも期待できます。

これらのサイトを活用することで専門的な知識がなくても運用でき、メンテナンスの必要もないため、セミナー運営に集中できるのも大きな利点と言えるでしょう。

 

リアルでのイベントやセミナーを開催するのなら「peatix」がオススメ！

比較項目	Peatix	セミナー受付システム
初期費用	無料プランあり	数万円〜
月額費用	無料プランあり	数万円〜
参加者管理	◯	◯
決済機能	◯	△（システムによる）
SNS連携	◯	△（システムによる）
QRコード受付	◯	◯
コミュニケーションツール	◯	△（システムによる）

小規模なセミナーを開催する場合、Peatixを利用することで、低コストかつ手間をかけずに受付や参加者管理を行うことができます。

初期費用や月額費用が無料または安価であり、参加者管理や決済機能、SNS連携、QRコード受付など、セミナー運営に必要な機能が標準で備わっているため、セミナー受付システムを導入するよりも手軽に利用を始められます。

ただし、Peatixを利用しても集客に悩むようであれば、セミナー集客代行サービスに頼るのが最も効果的です。

専門家による的確な集客戦略により、セミナーの認知度向上と参加者数の増加が期待できるでしょう。

 

セミナー集客や運営にお悩みなら、ウェビナーを活用しよう！

「セミナー集客がうまく行かない」「ウェビナーって、どうやれば成功するの？」そんなお悩みをお持ちの方にこそ、まるなげセミナーをオススメなんです。

年間2000件以上のウェビナーを代行し、さらに返金保証も可能なまるなげセミナーなら、アナタのリード獲得の悩みと集客の悩みを解決に導きますよ！

また弊社まるなげセミナーが実際に行ったウェビナーでは1回あたり、参加者の20〜30％がそのまま個別相談に移行するため、リード獲得率や商談移行率は他のリード獲得手段のテレアポ・飛び込み営業を遥かに上回ります。

【実例紹介①】売上は開催費用の41倍超え！ 高額商品がバンバン売れる最強の営業手法でした！

【実例紹介②】今までと違う顧客にアプローチできたNowYouSee株式会社様のケース