【コピペOK】基本のアポメールの作り方と対象別アポメール3つのテンプレ

アポメールは、ビジネスにおいて重要な商談や面談の機会を獲得するための強力なツールです。

効果的なアポメールは、相手の立場に立ち、具体的なメリットを明確に伝えることが鍵です。

アポメールの概要:

• 商談・面談で顧客と会うための約束を結ぶメール
• リモートワークの普及により、電話よりメールでのアポイント取得が増加
• 相手の都合の良い時間に開封してもらえ、商談履歴も残せる
• 件名は内容がすぐわかるようにし、本文は正しい敬語で作成
• 複数の日程候補を提示し、返信期限を設定することが効果的

「アポ」が取れるアポメールを作成するためには、件名の工夫、正しい敬語の使用、複数の日程候補の提示など、細かな部分にまで配慮と工夫が必要です。

また、相手に応じて内容やトーンを適切に調整することも重要です。

これらの要素を適切に組み合わせることで、ビジネスチャンスを広げ、効率的なコミュニケーションを実現できます。

この記事では、アポメールの基本から、コピペOKなテンプレ例など実践的な内容を詳しく紹介しています。

 

 

【今更聞けない！】アポメールの基本とその重要性

• アポメールは商談・面談で顧客と会うための約束を結ぶメールである
• リモートワークの普及により、電話よりメールでアポイントを取ることが増えている
• 相手の都合の良い時間に開封してもらいやすく、商談履歴も残せる
• 件名は内容がすぐわかるようにし、本文は正しい敬語で書く必要がある
• 複数の日程候補を提示し、返信期限を設定することが効果的である

アポメールを送る具体的なメリットとは？ ビジネスチャンスを作るアポメールの力！

• 相手の都合の良い時間に開封してもらえ、効率的にコミュニケーションが取れる
• 商談・面談の履歴が残るため、後から詳細を確認しやすい
• 丁寧な文面で自社の印象を良くし、継続的な関係構築につながる可能性がある
• 複数の日程候補を提示することで、スムーズな日程調整ができる
• メールの特性を活かし、相手企業のニーズに合わせた具体的な提案ができる

アポメールの基本構造は、明確な件名、丁寧な挨拶、自己紹介、提案内容の簡潔な説明、具体的な日程候補の提示、そして締めくくりの挨拶と署名で構成されています。

アポメールの作成時に大切なのは、相手の立場に立って考え、メリットを明確に伝えることです！

アポが取れるアポメールの件名は、まず、パッと見てわかりやすい内容にすることが大切です。

例えば、「ご提案：〇〇サービスによる生産性向上のご相談」のように、メールの目的を明確に示します。

次に、具体的な単語を入れるようにしましょう！「【コスト30%削減】新しい在庫管理システムのご紹介」といった具体的な数字や効果を示すのが効果的です。

最後に、自社名や担当者名を明記することで、信頼性と親近感を高めます。「ABC株式会社・山田からのご提案」のように、誰からの連絡かを明確にします。

これらの要素を組み合わせることで開封率の高いアポメールの件名が作成できますよ。

 

2.「アポ」が取れるアポメールの本文のコツ

• 正しい敬語を使用し、丁寧な言葉遣いを心がける
• 相手企業のメリットを具体的に盛り込む
• 複数の日程候補を提示し、返信期限を設定する

アポが取れるアポメールの本文は、正しい敬語と丁寧な言葉遣いを用いて、相手の心理的障害を下げることが重要です。

「ご多忙中恐れ入りますが」や「ご検討いただければ幸いです」といった表現をなるべく使うようにし、さらに本文の中で相手企業のメリットを具体的に説明するようにしましょう！

例えば「弊社のサービスを導入することで、貴社の業務効率が約20%向上する可能性があります」のように、件名と同じく数字や具体例を交えて説明するのが◯

そして、最後に、コチラ側から複数の日程候補を提示し、「来週金曜日までにご返答いただけますと幸いです」のように返信期限を設定することで、スムーズな日程調整を促せるようになります。

 

3.「アポ」が取れるアポメールの訴求力UPのコツ

• 的確な送信タイミングを意識する
• 迅速なレスポンスを心がける
• 相手企業の具体的なニーズや課題に言及する

アポメールの訴求力を上げるには、まず送信タイミングが重要です。

「月曜日の朝一番に送信し、週の計画に組み込んでもらう」ために、一般的に平日の午前中、特に開封率が高くなりがちな10時頃にアポメールを送るのが効果的です。

また、相手から返信が合った際には「1時間以内の返信」を心がけることで、商談のチャンスが向上します！

これらの方法を組み合わせることでアポイント獲得の可能性を高めることが出来るようになります。

 

相手別アポメール例：取引先、教授、新規顧客の3パターン

アポメールは、受信者によって内容やトーンを適切に調整することが重要です。

新規顧客に対しては、自己紹介や企業紹介を丁寧に行い、信頼性を構築する必要がありますが既存顧客には、逆に親しみのある文面が効果的な場合もあります。

また、業界や企業規模、相手の役職によっても、使用する専門用語や提案内容を変えたりする必要があるのはあまり知られていません。

この章では、取引先、教授、新規顧客の3パターンのアポメールのテンプレをご紹介します。

 

1.取引先に送るアポメールテンプレ

件名：【ご提案】新サービス〇〇のご紹介とお打ち合わせのお願い

本文： 株式会社□□□ △△部 佐藤様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の田中です。

平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

このたび、貴社の●●をさらに効率化できる新サービス〇〇をリリースいたしました。 本サービスにより、貴社の△△を最大30%改善できる可能性があります。

つきましては、新サービスの詳細をご説明させていただきたく、お打ち合わせのお時間をいただけませんでしょうか。

【訪問可能日時】
・5月15日(月) 10:00～12:00
・5月17日(水) 14:00～16:00
・5月19日(金) 終日可能

ご多忙中誠に恐縮ですが、5月10日までにご返答いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

取引先へのアポメールは、既存の関係性を活かしつつ、新たな価値提案を行うことが重要です。

テンプレ例では、まず「いつもお世話になっております」という挨拶で、継続的な関係性を示しつつ、新サービスの紹介と具体的な効果（「△△を最大30%改善」）を明示し、取引先にとってのメリットを強調します。

また、基本的なテンプレと同じく複数の日程候補を提示し、返答期限を設定することで、スムーズな日程調整を促しやすくしています。

全体的に丁寧な言葉遣いを保ちつつ、親しみやすい表現を使用することで、既存の良好な関係性を反映させており、このように取引先との信頼関係を基盤としながら自社にとって有利な提案を行うのが重要です。

 

2.大学教授に送るアポメールテンプレ

件名：研究についてのご相談とお打ち合わせのお願い

本文： 〇〇大学 △△学部 □□学科 ●●教授

拝啓

突然のメールにて失礼いたします。 〇〇大学大学院 △△研究科 博士課程1年の山田太郎と申します。

私は現在、「××に関する研究」を進めております。●●教授の「□□に関する論文」を拝読し、大変感銘を受けるとともに、自身の研究にも非常に参考になると感じました。

つきましては、教授のご研究についてより詳しくお伺いし、私の研究についてもご助言いただければ幸いです。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、30分程度のお時間をいただけませんでしょうか。

【訪問可能日時】
・5月15日(月) 14:00～16:00
・5月17日(水) 10:00～12:00
・5月19日(金) 終日可能

ご都合がよろしければ、上記の日時でお伺いさせていただきたく存じます。 何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

大学教授へのアポメールは、学術的な文脈を踏まえつつ、敬意を表す形式的な文面が求められます（要するに馴れ馴れしいのはダメ！）。

テンプレ例では、まず「拝啓」で始まり「敬具」で締めくくる書簡形式を採用し、教授への敬意を示しましょう。

自己紹介では所属と研究テーマを明確に述べ、教授の研究への関心と敬意を示しつつ、面会の目的を「研究についての相談と助言を求めること」と明確にし、教授の時間を尊重して30分程度と具体的な時間を提示することで、忙しい教授のアポを取りやすくなります。

全体的に、丁寧な文章を意識しつつ、敬意を表す丁寧な言葉遣いを用いることで、教授と適切なコミュニケーションを図りやすくなるでしょう。

 

3.新規顧客に送るアポメールテンプレ

件名：【ご提案】〇〇サービスによる生産性向上のご相談

本文： 株式会社□□□ △△部 ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。 株式会社〇〇の山田太郎と申します。

貴社のホームページを拝見し、●●事業における課題解決に弊社のサービスがお役立てできるのではないかと考え、ご連絡させていただきました。

弊社の〇〇サービスは、□□業界での実績が豊富で、平均して△△の効率を20%以上向上させています。貴社の××にも大きく貢献できる可能性があると考えております。

つきましては、貴社の課題やニーズをお伺いし、弊社サービスのご説明をさせていただきたく、15分程度のお時間をいただけませんでしょうか。

【訪問可能日時】
・5月15日(月) 10:00～12:00
・5月17日(水) 14:00～16:00
・5月19日(金) 終日可能

ご多忙中誠に恐縮ですが、5月10日までにご返答いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

新規顧客へのアポメールは、信頼性の構築と具体的な価値提案が重要です。

テンプレ例では、まず丁寧な自己紹介から始め、連絡した理由を明確に述べていますが、テンプレのように、どこからコンタクトを取ると思ったのかを示すことで相手の心理的障害を下げやすくなります。

自社のサービスの紹介では、具体的な実績（「平均して△△の効率を20%以上向上」）を挙げ、信頼性と有効性を伝えています。また、相手企業への具体的なメリット（「貴社の××にも大きく貢献できる可能性」）を示唆し、興味を引く工夫をしましょう！

そして、面談時間を15分と明示し、相手の負担を軽減する配慮を示しつつ、複数の日程候補と返答期限を設定し、スムーズな調整を促すと◯

全体的に、相手企業への敬意と配慮を示しながら、具体的で魅力的な提案を行う内容が重要です。

 

ChatGPTなどの生成AIを使ってアポメールを作ろう！

AIを使ってアポメールを作るメリット

• 効率的に多様なバリエーションのメールを作成できる
• 相手や状況に応じた適切な文言や構成を提案してくれる
• 人間が見落としがちな細かいポイントや正しい敬語を使ってくれる

AIを使ってアポメールを作る際のコツは、具体的な情報と目的を明確に指示することです。

例えば、「新規顧客向けの、ITサービス紹介のアポメールを作成してください。相手企業は中小製造業で、生産性向上が課題です。」といった具体的な指示を出すとアポが取れるアポメールを数秒で作ってくれます。

また、「フォーマルな口調で、具体的な数値を含めて、3つの日程候補を提示してください。」のように、詳細な要求を追加することで、より適切なメールが生成されやすくなりますよ！

そして、生成されたメールを基に「もう少しフレンドリーな口調に変更して」や「セールスポイントをより強調して」といった細かな指示を出すことで、徐々に理想的なメールを短時間で作成することが出来るようになります。

 

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