オンラインアシスタント「フジ子さん」のセミナーを勝手に添削してみた！
目次
話題のオンラインアシスタント「フジ子さん」のセミナーに参加してきました！今回はウェビナー制作会社として感じた「素敵だと感じた３つのポイント」と「弊社ならこう作る３つの改善提案」をわかりやすくまとめました。「フジ子さん」を活用することで、ビジネスはどう変わるのか？ウェビナー制作や既存のウェビナー見直しをお考えの方、そして業務効率化に興味のあるすべての方にとって、ヒントが満載の内容となっています。ぜひ最後までご覧ください。
※セミナーのスクリーンショットは、著作権者であるBPOテクノロジー株式会社様のサービスの魅力をお伝えする目的で使用しております。不利益を生じさせる意図は一切ございませんので、あらかじめご了承ください。
「フジ子さん」のセミナーで素敵だった点
素敵⑴ 料金説明に誠実さを感じた
引用元：フジ子さん活用セミナー動画視聴（https://fujiko-san.com/seminar/douga_katsuyou/）
「フジ子さん」では、契約時間ごとに料金が設定されています。セミナーで、この契約時間がどのように消化されるのかについてのご説明に、誠実さを感じました。具体的には、導入時の環境設定にも契約時間が消化されることを事前に伝えていただいた点です。
ユーザー視点からすると、導入時にアシスタントである「フジ子さん」側がマニュアルを読んだり、作業フローを理解するために費やす時間を、契約時間として消化してほしくないというのが本音だと思います。しかし、本セミナーでは「環境設定で契約時間の約10%が消化されます」と正直に伝えられていました。
さらに、環境設定がなぜ必要なのか、環境設定を行うことでユーザー側にどのようなメリットがあるのかについても、納得できる形で詳しく説明していただきました。例えば、初期設定をしっかり行うことで、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化が図れること、またミスやトラブルの防止につながることなどです。
この説明を聞いて、ユーザーとして「それなら環境設定にも時間を消化してもらわないと」と納得することができました。ユーザーが感じるかもしれない不満や疑問点を、セミナーの中で事前にしっかりと伝えてくれる姿勢に、信頼感と安心感を持つことができました。こうした誠実な対応は、非常に素敵だと感じました。
素敵⑵ 悩まず契約時間を決定できる
引用元：フジ子さん活用セミナー動画視聴（https://fujiko-san.com/seminar/douga_katsuyou/）
「オンライン秘書」や「事務代行サービス」を発注する際、多くの企業が直面する最大の疑問は「何時間分の依頼をすればいいのか？」です。実際に依頼したい業務がどの程度の時間を要するのかを正確に把握している人は少なく、そのため、契約時間をどのように設定すればいいのか分からないという状況が生まれがちです。
特に、必要以上に多くの時間を契約してしまった場合、繰り越しができないと、消化しきれなかった時間に対して損をした気分になってしまいます。そのため、この契約時間については詳細な見積もりが必要となり、無料相談などのアポイントを設定しないと、自社の予算感を把握することが難しいのが現状です。
しかし、「ちょっと検討するだけだから予算だけ知りたい」という企業も多く存在します。そうした企業にとって、無料相談を受けることは時間的・心理的なハードルが高いのが事実です。しかし、こういった企業も将来的にはサービスの導入を検討する可能性があります。
そこで、セミナー内で紹介されたフローチャートは、どのくらいの契約時間を見積もれば良いのかをざっくりと理解できるものでした。このフローチャートを活用することで、自社で発注する場合にかかるコストの予算感を、事前に把握することができました。
このように、悩まずに契約時間を決定できる仕組みが提供されている点に、非常に魅力を感じました。ユーザーが抱える不安や疑問に対して、わかりやすい情報を提供してくれる姿勢は、サービスを選ぶ上で大きな安心感につながります。「フジ子さん」では、このようなユーザー視点に立ったサポートが充実しており、初めてサービスを利用する企業でもスムーズに契約時間を決定できると感じました。これは、導入を検討する上で非常に大きなメリットだと感じています。
素敵⑶ 内製化を見越した依頼も可能
引用元：フジ子さん活用セミナー動画視聴（https://fujiko-san.com/seminar/douga_katsuyou/）
「業務が属人化しており、マニュアルなどのドキュメントが存在せず、早急に引き継ぎが必要な業務」という状況は、多くの企業で直面する課題です。このような業務は、一般的なオンライン秘書や事務代行サービスでは対応が難しいとされています。なぜなら、業務内容が明文化されていないため、外部の人間に任せることが困難だからです。
しかし、「フジ子さん」の場合は、こうした状況でも柔軟に対応してくれます。具体的には、アシスタントであるフジ子さんに画面共有を通じて業務手順を伝えるだけで、その内容を詳細なマニュアルに起こしてもらえるのです。さらに、そのマニュアルを納品してもらえるため、将来的な内製化を見据えて一時的に業務を依頼することが可能です。通常、日々の業務に追われる中で、属人化している業務のマニュアルを社内で作成するのは、リソース不足やノウハウの共有不足といった課題から、非常に高いハードルとなります。しかし、事務代行のプロであるフジ子さんに依頼することで、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる再現性の高いマニュアルを、短期間かつ低コストで作成・納品してもらえます。
このサービスを利用することで、社内での引き継ぎが円滑になり、業務の内製化が容易になるという大きなメリットがあります。内製化を見越したこうした使い方ができる点は、非常に魅力的だと感じました。業務効率化やリソースの最適化を図りたい企業にとって、フジ子さんのサービスは強力なパートナーとなるでしょう。
「フジ子さん」のセミナー弊社ならこう作る！
改善⑴ 事業拡大を目指す企業をターゲットにする
「フジ子さん」は、上場企業から中小企業、大学、個人に至るまで、幅広い層にサービスを提供していることがわかりました。その特長として、明瞭な会計システムや、月単位での契約更新が可能であること、さらには無料体験ができる点などが挙げられます。
つまり、これらの特長から、他社と比べて導入のハードルが低いという優位性があると感じます。そこで、私がもしセミナーの担当者であれば、事業拡大を目指すスタートアップ企業やベンチャー企業の経営者をターゲットにしたセミナーを企画します。（事業拡大を目指す企業では、業務量が急増し、人材の採用がそのペースに追いつかないケースが多いから。）
さらに、現在は業務が順調に回っているものの、将来を見据えてノンコア業務を効率的に処理する仕組みを早めに整えたいと考える小規模な経営者も存在します。そうした業務効率化に高い関心を持つリテラシーの高い企業経営者をターゲットにすることが効果的だと感じました。
最初は契約金額が少額であっても、サービスの継続利用率が高いため、企業の成長に伴って契約金額も増大していきます。つまり、長期的な視点で見れば、こうした企業との関係構築は非常に有益であり、事業拡大を目指す企業に対してフジ子さんのサービスは大きな価値を提供できると考えます。
改善⑵ ノンコア業務に時間を割くリスクを伝える
※こちらのスライドは、デザイン性を重視したものではなく、あくまで記事の説明用として作成したサンプルとなっております。内容のご参考としてご覧いただけますと幸いです。
- スライド①
∟とある会社の社長はこのような流れで営業を行っていました。 - スライド②
∟商談数が一気に増えたタイミングで毎日商談をこなすので精一杯になり、契約書を送ることを忘れてしまったり。 - スライド③
∟請求書を送るのを忘れてしまったりと、小さなミスが続出してきました。 - スライド④
∟その結果、口頭受注をいただいたクライアントから「信頼できないからやっぱり発注はしない。」との連絡が入り、100万円の損失に繋がってしまいました。 - スライド⑤
∟こんな痛い思いをしても、商談が増えるに連れてミスも増え、改善できないままでした。どんどん手も回らなくなってきて困り果てていました。実はこの社長のような状況は、事業拡大をする上でよく起こる現象です。 - スライド⑥
∟今回の例で出した営業の流れのうち、商談を「コア業務」、それ以降の営業事務を「ノンコア業務」と呼びます。コア業務とは売上に直結する業務、ノンコア業務とは活動を支える補助的な業務です。 - スライド⑦
∟結論、事業拡大を目指すなら早い段階でノンコア業務は部下や外部に任せる体制を整えることが重要です。
リテラシーの高い経営者であれば、「コア業務」と「ノンコア業務」の違いや、ノンコア業務を手放すことの重要性について理解しているかと思います。
しかしながら、「自分でできるし、まだノンコア業務を外部に委託する必要はないかもしれない」と、緊急性を感じていない経営者も多いのが現状です。
このように、ノンコア業務を手放すことの重要性は理解していても、その緊急性を感じていない場合、実際にサービスを発注していただける可能性は低くなります。人は重要性と緊急性の両方を感じて初めて行動し、お金を払うものです。したがって、経営者に対しては、重要性と緊急性の両方を高める必要があります。
その方法の一つが、現状維持のリスクを明確に伝えることです。具体的には、ノンコア業務に時間を割き続けることで生じるリスクやデメリットを提示し、経営者に危機感を持ってもらいます。
例えば、ノンコア業務に時間を取られることで、コア業務である戦略立案や新規事業の開発に十分な時間を割けず、結果として競合他社に遅れを取る可能性があります。
ただし、このような内容を伝える際に、直接「ノンコア業務を手放すことは重要で緊急性が高いです」と訴えても、相手に反感を抱かせてしまう恐れがあります。そこで、間接的なストーリーや具体的な事例を用いて伝えることが効果的です。他社の失敗例を紹介することで「自分も当てはまるかもしれない」「このままではヤバいかもしれない」と緊急性を高めることができます。
このように、経営者にノンコア業務に時間を割く現状のリスクを具体的かつ共感を持って伝えることで、重要性と緊急性の両方を感じてもらい、サービスの導入を検討してもらうことが期待できます。
改善⑶ 依頼業務の具体例を挿れる
セミナーの中で、「フジ子さん」への依頼が多い業務は経理業務であると伝えられていました。そこで、ユーザー視点での理解を深めるために、一般的に多い経理業務の具体的な内容と、どのような依頼タイプがあるのかを組み合わせて、複数のストーリーで説明すると効果的だと感じました。
事例① マニュアルが既にある企業の場合（タイプ１）
引用元：フジ子さん活用セミナー動画視聴（https://fujiko-san.com/seminar/douga_katsuyou/）
⬇︎
※こちらのスライドは、デザイン性を重視したものではなく、あくまで記事の説明用として作成したサンプルとなっております。内容のご参考としてご覧いただけますと幸いです。
- スライド①
∟業務一覧。 - スライド②
∟マニュアルを渡すことで。 - スライド③
∟ノンコア業務から解放され、コア業務に集中できる。
事例② マニュアルが無く準備からまるっと依頼したい企業の場合（タイプ２）
引用元：フジ子さん活用セミナー動画視聴（https://fujiko-san.com/seminar/douga_katsuyou/）
⬇︎
※こちらのスライドは、デザイン性を重視したものではなく、あくまで記事の説明用として作成したサンプルとなっております。内容のご参考としてご覧いただけますと幸いです。
- スライド①
∟業務一覧。 - スライド②
∟画面共有して業務のヒアリングをすることで。 - スライド③
∟マニュアルを作成し納品する。 - スライド④
∟ノンコア業務から解放され、コア業務に集中できる。
このように、具体的な業務内容と依頼方法を組み合わせたストーリーを複数提示することで、ユーザーは自社の状況に当てはめてサービスの利用イメージを持ちやすくなります。それにより、サービスの導入に対する理解と興味が深まり、問い合わせや契約につながる可能性が高まると考えられます。
まとめ
ここまでオンラインアシスタント「フジ子さん」活用セミナーの素敵だった点と弊社ならこう作る、という改善案についてご紹介してきました。
しかし、自社でウェビナーを企画・開催するのは、時間やリソースの面で難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。そんな課題を解決するために、ウェビナー代行サービス「まるなげセミナー」があります。このサービスでは、ウェビナー経由での商談化率20〜30%を実現するために、登壇以外のすべての業務を代行します。具体的には、ウェビナーの企画立案、集客、資料作成、進行管理、フォローアップまでを一貫してサポートします。
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